Le club possède les documents suivants approuvés/adoptés par le conseil et régulièrement révisés :

1. code d’éthique/de conduite que connaissent tous les administrateurs, membres du personnel, entraîneurs et bénévoles (en particulier ceux qui œuvrent auprès des enfants et des jeunes) et auquel ils adhèrent. Cette politique devrait inclure des dispositions de caractère disciplinaire;
2. constitution, des règlements et/ou des politiques et procédures opérationnelles;
3. couverture d’assurance appropriée pour tous ses membres, programmes et activités;
4. politique en matière de conflit d’intérêt qui :  
   • s’applique au conseil, au personnel, aux entraîneurs, aux officiels et aux bénévoles;
   • prévoit la divulgation, l’examen et la prise de  décision en matière de conflits d’intérêt réels ou apparents;
   • décrit les situations où les membres du conseil ou leurs entreprises reçoivent une compensation raisonnable pour des services rendus au club, autrement qu’en leur capacité de membres du conseil. Toutes les exigences légales et obligations en matière de conflits d’intérêt doivent être satisfaites si le club souhaite autoriser une telle situation.
5. politique en matière de harcèlement et d’abus à l’intention des membres bénévoles du conseil, du personnel, des officiels, des entraîneurs, des athlètes, des parents, et des membres/participants;
6. politique de communications et de protection de la vie privée qui inclut :
   • un processus de traitement des plaintes qui est facilement accessible aux membres;
   • un processus pour la gestion et l’utilisation de photos ou de vidéos des membres à des fins de marketing ou de collecte de fonds;
   • si applicable, une description de la façon dont le club utilise les sites Web et les medias sociaux, y compris le type d’information partagée, la responsabilité et la fréquence de révision de l’information;
7. politique de résolution de conflits et un processus par lequel les décisions peuvent être révisées ou portées en appel à une instance supérieure (telles que l’association régionale, l’organisme provincial ou national de régie sportive ou le Centre de règlement des différends sportifs du Canada).

Le club est enregistré comme société en vertu d’une loi provinciale des sociétés ou est incorporé au niveau provincial ou fédéral comme corporation soit à but non lucratif ou à but lucratif.

Exemples d'éléments de preuve :

• Copies des documents pertinents, tels que politiques et procédures
• Des détails concernant la façon dont les documents sont communiqués au personnel, aux parents, aux entraîneurs, aux athlètes et aux bénévoles
• Des détails sur les processus d’information, de cueillette des données, de gestion et d’accessibilité
• La preuve de participation à des programmes de gestion du risque tels que la Gestion de risque Sport pur, HIGH FIVE®, Respect et sport ou Dis-le! de Hockey Canada
• Copie des déclarations de conflit d’intérêt et liste des personnes qui les ont remplies et/ou procès-verbaux des réunions qui démontrent que le conseil est au courant et gère effectivement les conflits d’intérêt
• Codes de conduite reflétant les valeurs et principes de Sport pur 
• Preuve d’enregistrement ou d’incorporation
• Copie de la constitution /des règlements généraux du club
• Copie de l’actuel certificat de responsabilité